書類データの管理に最適

書類データの管理に最適

書類データの管理が煩雑になる一因には、後で「検索」できるように、書類を「登録」して、「分類」を決める一連の作業の複雑さにあります。ShareDoc なら「登録」「分類」「検索」を効率的に行うことができ、書類整理のストレスをなくすことができます。

多くの情報を付加できる「ドキュメント」

ShareDocでは、まず「ドキュメント」という“器”を作成し、そこにファイルをアップロードします。これは、ファイルをまとめるフォルダのようなものです。一般的なファイルサーバにアップしたファイルには、ファイル名やサイズ、更新日時などの情報しか表示されません。そのため、ファイルが多くなると探しだすのに時間がかかります。ShareDocでは、「ドキュメント」に、プロジェクト・分類・キーワード・担当者名など、より多くの情報を付加できます。検索性も優れており、「分類絞り込み」、「全文検索」、「ドキュメント検索」といった3つの検索機能を実装しています。その時々にあった方法で目的のドキュメントを見つけだすことが可能です。

検索サイトのようにドキュメントを探す「全文検索」機能

ShareDocは、設定したドキュメントの情報（文書名・本文・ノート・キーワード・URL・分類・日付1・日付2）を対象にドキュメントを検索する「全文検索」機能があります。この機能は、検索サイトでの検索のように、入力欄に文字列を入力して利用します。また、VectorWorksプラグインを組み込めば、VectorWorks上からアップロードしたファイルの図面上に配置した文字列を対象に、ドキュメントを探すことができます。

ドキュメントの検索性を高める「分類」機能

ShareDocのドキュメントには、「分類」を3つまで設定できます。分類には任意の名前を設定できるので、ドキュメントの内容を識別しやすくなります。また、ドキュメントの検索時にこの分類を絞り込むことで、目的のドキュメントをすばやく探しだすことができる「分類絞り込み」機能が実装されています。

特定のドキュメントを関連付けてまとめる「プロジェクト」

特定の仕事専用のフォルダが必要、といった場合には「プロジェクト」が便利です。同じ「プロジェクト」が登録されているドキュメントは、ほかの情報（分類やキーワード、ファイル形式など）に左右されることなくひとまとめになります。また、当社が開発したVectorWorksプラグインと連携させれば、「プロジェクト一覧」画面に図面のプレビューを表示させることができます。