以下の課題をShareDocは解決できます
ファイル共有
- 定額利用料金制のサービスは恒常的に使うには割高。
- 社内の重要な情報を外部サービスに預けたくない。
- 容量を気にしながら使うのは不便だ。
- 保管期間やダウンロード回数の制限を受けたくない。
ダウンロードURL
- 社内外の多数の利用者をすべて登録するのは厄介。アップデートも厄介。
- 多数の人にダウンロードしてもらう仕組みを簡単に構築したい。
検索機能
- ファイル名しか探す手掛かりが無い。
- ディレクトリ単位でしかカテゴライズできない。
- 他人のアップロードしたファイルの所在が分からない。
- ファイルの中に書かれた文字列を検索したい。
PPAP
- PPAPに替わるファイル送信手段がわからない。
- 担当者ごとに違うツールが利用されていて、事務が効率化できない。
- 誤送信を防ぎたい。
- 担当者のアカウントでツールを利用しているため、送信ファイルを共有できない。
ファイルサーバ
- ファイルサーバの管理が面倒だ。
- ファイル名の付け方など運用ルールを決めるのが面倒。
ShareDocは柔軟なカテゴライズ機能を備えたドキュメント共有システムです
分類やキーワードの登録、ドキュメントのカラー設定などで効率よくファイルを探し出せます。 インターネットやイントラネットに接続できるパソコンとWebブラウザさえあれば利用できます。 ファイルサーバやFTPサーバよりもわかりやすく、スマートなファイル共有を実現します。
スケーラブルなファイル共有ソリューション
ShareDocはさまざまなファイルの共有を一つのプラットフォームで実現するファイル共有・管理ソリューションです。
ShareDocにログインすることでファイルを共有したり、ダウンロードリンクを作成してファイルを配布することができます。
プロジェクトの進行に伴い共有や配布範囲を変更したい時にもシームレスに対応できます。
【社内でファイル共有】
最新のアップロードファイルを一目で把握できます。一日にたくさんのアップロードがあっても、3つの分類で整理できます。Gitのコミットコメントのように、コメントをファイルの管理情報として記録できます（→「ファイルサーバの問題点
」）。 誰かがダウンロードしたことがわかります。
【プロジェクトメンバーで共有】
大きなファイルを共有できます。画像データ、CADデータ、印刷用のデータなどを共有するのに便利です。メール添付の代替手段としてお使いいただけます。
【不特定多数への配布】
任意のWebサイトの中に、ShareDocに保管されているファイルをダウンロードできるリンクを埋め込むことができます。
それによってログインシステムを使わずに、非メンバーに対して、クリックするだけでファイルをダウンロードできるサイトを簡単に構築できます。
【顧客への納品】
ダウンロードリンクをメールで知らせることで、成果物のファイルを配布することができます。ダウンロードリンクは手動で停止できます。ダウンロードが回数や期間で制限されることはありません。
【多彩な検索機能】
多様な検索機能が用意されているので、アップロードした人以外でも以下のような検索ができます。
- 3つの分類のグループを組み合わせて絞り込む検索
- ファイル名での検索
- ドキュメント登録時に記述した「本文」欄や「コメント」欄を検索
- ファイルの中の文字列を対象とした検索（テキストファイル、PDFファイル、Excelファイルなど）
添付ファイルの仕様
最大2GB程度の添付ファイルを登録可能。1つのShareDocドキュメントに対して複数の添付ファイルを登録し、まとめて分類、管理、検索が可能。
添付ファイルの中身も全文検索
100MB以下の次のファイルについては全文検索用テキストとサムネイルが自動作成される。※ETT Server使用料（月額）が必要。
全文検索・サムネイル生成対象フォーマット
検索テキストとサムネイル：PDF, docx, xlsx, pttx, txt, doc, xls, ptt
サムネイルのみ：PNG, jpeg, BMP, mp4, wmv, avi
Vectorworksファイルを添付ファイルとして登録可能
「ShareDoc Client for Vectorworks」プラグインを使用することで、図面のサムネイルを作成、図面上のテキストも全文検索。
（Vectorworksバージョンごとにインストーラにて提供）※Vectorworksプラグインサポート料（年額）が必要。
公開ダウンロードリンク
不特定多数への配布用に、ログインせずにアクセスできる公開ダウンロードページを添付ファイルごとに作成可能。ダウンロード時に通知メールを管理者に送信。
書類データの管理に最適
書類データの管理が煩雑になる一因には、後で「検索」できるように、書類を「登録」して、「分類」を決める一連の作業の複雑さにあります。ShareDoc なら「登録」「分類」「検索」を効率的に行うことができ、書類整理のストレスをなくすことができます。
多くの情報を付加できる「ドキュメント」
ShareDocでは、まず「ドキュメント」という“器”を作成し、そこにファイルをアップロードします。これは、ファイルをまとめるフォルダのようなものです。一般的なファイルサーバにアップしたファイルには、ファイル名やサイズ、更新日時などの情報しか表示されません。そのため、ファイルが多くなると探しだすのに時間がかかります。ShareDocでは、「ドキュメント」に、プロジェクト・分類・キーワード・担当者名など、より多くの情報を付加できます。検索性も優れており、「分類絞り込み」、「全文検索」、「ドキュメント検索」といった3つの検索機能を実装しています。その時々にあった方法で目的のドキュメントを見つけだすことが可能です。
検索サイトのようにドキュメントを探す「全文検索」機能
ShareDocは、設定したドキュメントの情報（文書名・本文・ノート・キーワード・URL・分類・日付1・日付2）を対象にドキュメントを検索する「全文検索」機能があります。この機能は、検索サイトでの検索のように、入力欄に文字列を入力して利用します。また、VectorWorksプラグインを組み込めば、VectorWorks上からアップロードしたファイルの図面上に配置した文字列を対象に、ドキュメントを探すことができます。
ドキュメントの検索性を高める「分類」機能
ShareDocのドキュメントには、「分類」を3つまで設定できます。分類には任意の名前を設定できるので、ドキュメントの内容を識別しやすくなります。また、ドキュメントの検索時にこの分類を絞り込むことで、目的のドキュメントをすばやく探しだすことができる「分類絞り込み」機能が実装されています。
特定のドキュメントを関連付けてまとめる「プロジェクト」
特定の仕事専用のフォルダが必要、といった場合には「プロジェクト」が便利です。同じ「プロジェクト」が登録されているドキュメントは、ほかの情報（分類やキーワード、ファイル形式など）に左右されることなくひとまとめになります。また、当社が開発したVectorWorksプラグインと連携させれば、「プロジェクト一覧」画面に図面のプレビューを表示させることができます。
お客様の声
ミサワホーム
- 特許事務所とのファイルの交換や共有のツールとして使用している。
- ファイルを添付せずにメール文中にShareDoc内へのリンクを記述することで、メールを添付する方法と同様の感覚で連絡とファイル受け渡しが実現できる。
- アップロードしたファイルがShareDocの中にすべて残っているので、時間をかけずにファイルを探したり履歴を確認したりできる。
日本プロサーフィン連盟
- 外部とのファイルのやり取りに使用している。
- ファイルサイズが大きい版下データも送受信できるので便利。
映像機器メーカー
- プロジェクトの完成図書を保管する社内図書館のようなシステムを探していた。
- セキュリティの観点からオンプレミスで運用したい。
- Vectorworks図面ファイルに含まれている部品番号を検索できるドキュメント共有システムを探していたところ、ShareDocで可能なので採用した。
- PDFファイル内のテキストも検索できるので便利。
よくある質問
ファイルをアップした人以外はそのファイルは見れないのですか？
権限によります。管理者の場合はすべてのユーザのアップロードファイルを見ることができます。一般ユーザは自身がアップしたファイルだけを見ることができます。管理者がアップしたファイルを一般ユーザに見せたい場合は「公開」機能を使って、そのユーザに公開対象のドキュメントを「公開」してください。
ShareDocに動画をアップするとサムネイルが生成されますがどのフレームを取り出しているのですか？
ShareDocのバックグラウンドで動いているETT Serverは動画ファイルについてもサムネイルを生成する。mp4フォーマットの動画について、サムネイルを生成。動画全体のフレーム数を５で割った中間のフレームを４コマ抜き出して連結する。たとえば100フレームの動画の場合、20，40，60，80フレーム目の画像を連結して一つのpngファイルが作成される。
動画fileのフォーマットは.mp4、avi、wmvファイルが対象。これら以外のフォーマットについてはカスタマイズで対応可能。
価格
サーバレンタル
（税別）￥32,500/月
容量500GB、100ログインユーザまで
- ETTサーバ月額を含む
- サポート料を含む
- 1ヶ月間無料体験キャンペーン実施中
オンプレミス
（税別）￥95,000
- ファイル内検索を希望される場合は、ETTサーバが必要になります。その場合はご相談ください。
- サポート料：別途お見積り